Qu’est-ce que la légalisation d’un document ?
La légalisation est une formalité qui permet d’utiliser un document à l’étranger. Elle comporte généralement plusieurs étapes. Le document à légaliser peut être par exemple un acte d’état civil, une décision judiciaire ou un diplôme.
La légalisation atteste que :
- le document a été délivré par une instance officielle,
- la signature et le cachet ou tampon dont il est revêtu sont authentiques,
- le document est formellement correct.
Mais la légalisation ne prouve pas la véracité du contenu du document. Il revient le cas échéant à l’instance à laquelle vous remettez le document de la vérifier.
Déroulement de la légalisation
Les démarches à effectuer pour faire légaliser un document dépendent des accords passés entre le pays où le document a été émis et celui où vous voulez l’utiliser.
Parfois, il est obligatoire de faire traduire le document par un traducteur assermenté. Renseignez-vous auprès des autorités pour savoir si cela est nécessaire et où faire effectuer la traduction.
Légalisation au moyen d’une apostille
De nombreux pays pratiquent la légalisation au moyen d’une apostille. Cette forme simplifiée de légalisation par apposition d’un cachet ou autocollant appelé apostille permet d’utiliser ensuite le document dans tous les pays signataires de la convention Apostille.
Légalisation sans apostille
Si le pays d’origine du document (pays A) ou celui de destination (pays B) n’est pas partie à la convention Apostille, la légalisation comporte généralement 2 étapes :
L’autorité compétente du pays A, soit généralement le ministère des Affaires étrangères, contrôle si le document a été signé par l’instance officielle du pays A. Si tel est le cas, elle appose un cachet ou un autocollant sur le document, qui permet au pays B de constater que le document a été émis par une instance compétente du pays A.
Après contrôle, le pays B légalise lui aussi le document à l’aide d’un cachet ou d’un autocollant. C’est généralement une ambassade, un consulat ou un consul honoraire du pays B dans le pays A qui s’en charge. Une fois légalisé, le document peut être utilisé dans le pays B.
Une procédure pas toujours nécessaire
Si les pays ont conclu un accord bilatéral d’exemption de légalisation, vous pouvez utiliser votre document tel quel dans l’autre pays, sans le faire légaliser. Ces accords sont parfois multilatéraux. Un règlement européen prévoit par exemple que les documents publics peuvent être utilisés sans légalisation dans tous les pays de l’UE.
Une procédure pas toujours possible
Il est parfois impossible de procéder à la légalisation d’un document dans le pays A, par exemple en cas de conflit armé ou d’absence d’autorité compétente pour contrôler le document. Dans ce cas, ce sont les autorités du pays B qui contrôlent et évaluent le document.
Qui peut faire légaliser un document ?
Vous n’êtes pas tenu de faire vous-même légaliser votre document. Vous pouvez en charger un tiers sans avoir à établir de procuration à cet effet.